初めは予約管理を改善するための導入でした

イ）稲垣さんのお仕事についてお聞かせください。

稲垣）当法人には部署がいくつかあって、それを取りまとめている総務的な部署が管理部なのですが、今はそこでマネージャー職に就いています。
就労移行支援等の日中系サービスと放課後等デイサービスなどの請求業務、職員の給与計算といった労務、備品を用意するなどの庶務的な業務まで、現場の職員がより良い環境で働けるようにサポートしていくための部署です。
数字を取り扱うだけでなく、どこかが壊れれば修理手配をかけたり、トラブルが起こった際に対応したりすることもあります。

イ）もともとそういったお仕事をされていたのですか？

稲垣）前職では事務職が多く、部署の中の経理担当として働いていたこともあったので、そういう意味では近いのかもしれないです。
とはいっても、当初は障害者就業・生活支援センターに入職しました。
でも実際に働く前に「どんな人たちが来ているのか？」をきちんと知っておいた方がいいということで、まずはお子様の支援を経験するために『J-くる（ジェイクル）』に配属されたんです。

障害者就業・生活支援センターへ戻ったあとは、就労移行支援で実習をするなど現場の経験を経て、なぜか管理部へと配属されました(笑)。
組織体制を整えるのは以前からの課題であり、そのために大手企業からの出向者もいたのですが、その後任として。

当初は予想していなかった配属に驚きもしましたが、自分の強みを活かせる部分が少なくないと、今では納得しています。

イ）業務内容が変わって苦労されたことはありましたか？

稲垣）配属が変わったことによる苦労は特にありません。
しかし、当法人は始まった当初は小さかったこともあり、大きな組織体としての構成はまだ過渡期と言えます。なので、今はそれを構築している最中という感じですね。
その中でも業務の改善を常々考えていて、真っ先に変えたかったのが予約の自動化・システム化でした。
FAXで利用予約を送ってもらう、というローカルな方法のままで(笑)その業務を何とかしたいと思っていました。

送られてきたFAXは各拠点に直接届くので、締め日までに届いたFAXを確認し、人数を振り分けて、予定数を超えているところはキャンセル待ちをお願いする旨の連絡を入れる。
それを全て手作業で行い、結果をデータ化して保存しなければならず、各拠点の職員への負担は非常に大きかったです。
「ネット上で予約やキャンセルなどのやり取りができて、さらにデータとして蓄積されると楽なのに…」と常々思っていました。

イ）それは大変な作業量でしたね。

稲垣）ええ。それで最初はホテルの空き部屋予約で使用しているようなシステムを検討していたのですが、その頃HUGのことを知り、話を聞いてみることにしたんです。
それまで「まずは予約をどうにかしなくちゃ」と予約システムのことばかり考えていたのですが、説明会で話を聞くうちに「このシステムにしたらほとんどの業務が効率化するのでは？」「こんなにすごい機能がたくさんついていて、この価格で使えるなんてすごすぎる！」と思って(笑)。
ひとつ問題だったのが、顧客情報を管理しているシステムとどう整合性を付けるか？という点でしたが、それも解決方法が見つかり「もうこれは導入するしかないだろう！」という結論に至りました。
なので早く、就労移行支援など他の事業所で使えるバージョンができるとありがたいです。

イ）グループホームとかいろいろ運営されていますしね。もともと請求業務システムも使っていなかったのですか？

稲垣）請求業務システムと利用者様を登録して顧客情報を管理するためのシステムを別々に使っていたのですが、ゆくゆくは1つのシステムにまとめたいとの構想はありました。
それを独自で汎用性の高いものとして開発していきたいという思いはあったのですが、とてつもない費用と労力がかかるじゃないですか。
法改正にも対応していかなければならないし、やはり業者の提供するシステムを利用した方がいいと思いました。

情報が一元管理できて共有しやすくなりました

イ）HUG導入前の請求業務はどのようにされていましたか？

稲垣）今まで使用していた請求業務システムは、Excelに打ち込まないといけなかったり、何回もダブルチェックをしないといけなかったり、非常に手間がかかっていました。
初めに、現場で予約が確定したらあらかじめ予約をデータ入力してサービス提供記録を作成し、保護者の方が来たら印鑑を押してもらいます。
キャンセルや欠席など変更になった部分を修正して月末に完成したものを管理部に提出し、それを管理部でもダブルチェックして問題がなければ送信する、という流れです。
また、利用料や実費の材料費が発生するので後から追記しなければならず、月末ごとに間違っていないか現場でダブルチェックしたものを管理部で更にダブルチェックするなど、チェックするだけでも大変な量でした。

イ）それだと仕事がかなり増えますね。HUGを導入してからはどう変わりましたか？

稲垣）HUGの場合は現場職員が直接入力して、それを管理部でチェックをする流れです。
事前に印刷した書類を月末に持ってくるということは無くなりましたが、翌月、押印された書類は管理部で回収し保管しています。
現場職員いわく、手書きの情報を後からデータ入力する作業も無くなり、作業が効率化できて楽になったとのこと。手書きの修正ではなくなったため記入漏れやミスも減りました。
あと、受給者証の情報が一元管理されていて、簡単に共有できるのも便利ですね。『まなくる』や『ふぃっとくる』など、複数の施設を利用されている方も多いので非常にありがたいです。

イ）逆に「ここを改善してほしい」と思うところはありますか？

稲垣）実は三つほど要望がありまして。
一つ目は、当法人が担当制なので「この利用者様の担当はこの支援員」というように紐づけできるとありがたいです。
『まなくる』はマンツーマンの指導でそれぞれのお子様に担当の支援員が付きますし、『J-くる（ジェイクル）』も一人の支援員に対して担当するお子様をグループ分けしています。
現在は支援員を紐づけることができないため、別で管理しているんです。

二つ目は、保護者の方とやり取りする機能で、相手からのアプローチがないと送れないのを改善してほしいです。
相手からメッセージが来ていなくても、こちらから送れるようになると非常に助かります。
また、送った際に保護者の方に通知が出ると安心ですし、過去の連絡履歴を検索するときも名前だけで検索できるなど簡略化されるとより使いやすくなると思います。
今は外部メールを使用していますが、そうしたやりとりもHUG内で行えるのが理想的です。

三つめは、予約画面で利用を確定させた後でも、定員に空きが出た際に何らかの通知方法があるといいな、と思います。
今だと、空きがあればこちらから電話で「この日とこの日が空いていますよ」とその都度連絡を入れていき、個々で情報を手入力しなければいけません。
保護者の方から参加したいと電話で連絡が来ると、こちらで入力しなければならず手間がかかります。
ホテル予約の空きカレンダーのように空き情報だけを案内して、そこに保護者の方が直接予約できるようになればネットだけで完結させられるようになって、より効率化できるのではないでしょうか。

この三つができるようになったら、HUGは本当に最強です(笑)。

強みを生かし融通の利くサポートを目指します

イ）最後に今後の展望を教えてください。

稲垣）現在、当法人にはさまざまなコンテンツがあるとお話ししましたが、そのコンテンツ一つひとつが成熟してきたところです。
それぞれをさらに線でつなぐことにより、シームレスな支援を実現することが目標です。

今は生活介護を利用していても、就労できそうなら就労継続支援B型にかわったり、就労継続支援B型から就労移行支援に行ってみたり、就職を目指してみるのも良いかもしれません。
「ここに通所しているから」と限定するのではなく、その人にとって何がいいのか？何ができるのか？という目線に立ち、複数のコンテンツを活用した支援ができるようにしていきたいと考えています。

最近不登校や引きこもりだったという方もお見えになりました。何年間も社会との接点がなく日常生活をきちんと送ることが難しかった方も、まずはここで生活を整えてもらい、その後は、例えば就労継続支援B型で就労の準備をしてみて、それができるようになれば一般就労という形に進んでいくのも一つの方法です。

この地域の障害のある方たちが、安心して生活していける環境を提供することが“くるくる”の目的なので、子ども時代から就職、その先もサポートができるようなシームレスなサポート体制づくりを目指しています。

イ）さまざまなステージに合わせた環境を用意されている貴法人だからこそできる支援ですね。

稲垣）やっとそれが実現できるようになってきた段階だと思います。
もう少し連携を極めていくことと、あとはやっぱり属人化しやすい業界なのでそこをきちんと標準化して、どのスタッフでも同じレベルで支援が提供できる環境を整えていきます。

＞＞【前編】シームレスなサポート体制を駆使しお子様の可能性を広げたい【特定非営利活動法人くるくる様】

さいごに

弊社が提供している「HUG」は放課後等デイサービス運営会社が開発したソフトウェアです。
請求業務はもちろん、個別支援計画やサービス提供記録の作成から管理も簡単に行えます。
実際にHUGをご利用いただいている放課後等デイサービス事業者様の感想をご紹介していますので、請求ソフトや管理システムの導入を検討されている方はご参考くださいませ。

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