HUGは複数の業務を並行する上で欠かせない強力な助っ人

イ）先ほどもHUGについて少し触れましたが、実際に利用してみた感想などをお聞かせください。

柴田）もともと私自身がまだ知識も経験もないところからスタートしたので、トータル的にサポートしてもらえるところが一番の魅力でした。
予約の管理から送迎の手配、お迎えに行った先に到着した時間や事業所に到着した時間など、そこまで記録をとらなければいけないことすらも知らなかったです。
でもHUGはその辺も入力しないと完結できないので、やらなければいけないことが分かりやすかったですね。

請求業務だけが目的なら他にもソフトやシステムはありますが、モニタリングや子どもの情報管理、受給者証の更新など、大半のことが網羅されているシステムとしてHUGに勝るものはありません。
私が建築の方の仕事をしながら月末に請求業務も行っているのですが、月末はどうしても建築の方の納期もあって非常に忙しいので、正直やり切れるかな？という不安もありましたが、HUGのおかげで何とかこなせています。

イ）建築業もありながら請求業務もされていて、忙しい中でそう言っていただけるのは本当に嬉しい限りです。

柴田）特に今一番重宝しているのが、サービス提供記録や写真が載せられる機能ですね。その子専用のページが取れるところが役立っています。
支援しながら連絡帳に書くにはなかなか時間が取れませんが、ウチの場合は終了後にパソコンでHUGにまとめて打ち込むので、子ども達の様子をより詳細に伝えられています。

職員同士でその日の振り返りをしながら「今日はこの子にこういう事があったけど、こういう風に声を掛けたらできていましたよ」と報告しあうことも共有に繋がっていて。
「それじゃあそれはお母さんに伝えてあげなきゃいけないね」という感じで記入していくので、僕の立場から見ていると、それぞれの職員の感じ方や、スタンスの共有にもなり、子どもにも大人にもすごく大事なことにつながっているな、と感じています。

子どもの様子が見えるマイページは保護者にも大好評

イ）ご活用いただきありがとうございます。マイページとかお母さんたちは結構見てくれていますか？

柴田）めちゃくちゃ見てくれていますね(笑)。
親御さんにとっては自分の子どもの日記のように振り返って見られるので、とても楽しみにしてくださっていると思っています。
中には送迎時にお伝えしきれず、HUGを公開してすぐにメールなどでお礼が届いたり、質問や相談を頂くこともあって(笑)待ってくれていたんだな、と感じることもあります。

現在は当日中の夜に公開している形ですが、職員の１日の業務バランスを見たときに負担が大きいと感じるので、親御さんには申し訳ないのですが、サービス提供記録を翌日の公開にしようかなと考えています。
活動記録は営業日の案内など全体の連絡用に使うようにしているので、個人ごとのサービス提供記録を手厚く書くようにしている分、時間がかかるというのもありますが。

イ）今は活動記録を利用せずにサービス提供記録を重点的に活用なさっているのですね。

柴田）特に写真が好評で、誕生日会とかクリスマスとかイベントの日になると「お手数ですが今日の写真だけ撮ってもらえるようお願いします！」と連絡帳に書いてくださる親御さんが結構いらっしゃいます。「今日だけは必ず写真を載せてください！」って感じで。

極力写真が撮れそうな日はがんばって載せるようにしているのですが、撮影に夢中になってしまい子ども達に目が届かなくなるといけないので、職員には「何が何でも撮らなきゃ！」と無理だけはしないように、と伝えています。

イ）きっとイベントの写真は特に子どもの思い出として撮っておきたいのでしょうね。

柴田）そうですね。イベントに関しても写真に関しても、子ども達と親御さんの両方に喜んでもらえているので、なるべく応えていきたいと思っています。

なかにはサービス提供記録自体を全く見られない方もいらっしゃいますが、それはそれで親御さん自身も問題を抱えていたり、家庭環境に問題があったりするので、逆にそういうところを図れるバロメーターになっている側面もあります。
親御さんの子どもに対する興味関心だったり、子育てに向き合う姿勢だったりも、こちらとしては垣間見ることができるのかな、と感じています。

イ）確かにそういう見方もできますね。サービス提供記録以外にも保護者と連絡を取るツールとして何か利用されていますか？

柴田）一応、手書きの連絡帳も併用しています。その日の体温や、おやつで何を食べたか、あとはHUGのメッセージ機能を使っていないので、親御さんからの連絡事項といったやり取りも今のところ連絡帳上で行っています。

全てをHUGで完結してしまえば、手書きの連絡帳はなくてもやれるのだろうな、というのは感覚としてあるのですが、私も含め職員がいつもパソコンを見られる訳ではないので。

もし親御さんが急用や大事な連絡事項をHUGのメッセージ機能に書き込むようになってしまうと、どうしても行き違いが生じてしまいますよね。最悪の場合、親御さんに迷惑をかけてしまうどころか、子ども達にしわよせがいってしまうことだけは避けたいので、そこだけは連絡帳を使ってやり取りをしています。

今後は複数の施設で受け入れ態勢を強化したい

イ）システムと手書きと両方の良いとこ取りをしている感じですね。

柴田）そうですね。ウチは本業で開所の支援をするので、お客様(他の事業者様)からHUGの使い方を聞かれることも多いです。この間もいろいろと聞かれたのでおすすめしておきました(笑)。

「予約は保護者様から入れられるようにしていますか？」とか、「どうやって予約を取っていますか？」と聞かれたこともありましたよ。
ウチも初めは開放する日時を決めて早い者勝ちで入れてもらうようにしていましたが、「この日は要れないと困る」というような苦情が発生したことで、曜日で固定する方法に変えたのです。
数か所の施設があれば他に空いている所を探して割り振ることも可能ですが、１か所しかないので入れなかったときにご迷惑をかけてしまうので。

曜日を固定したい子は先に枠に入れておき、スポットで通いたい子は空いているところに予約を入れてもらう、という方法でやっています。キャンセル待ちになってしまうことも多いですが、何とか回せているかな、という感じです。

イ）最近はそうやって使われる事業所が多くなってきたように感じます。利用者様も曜日を決めて一律で契約する方が増えた印象もありますし、予約申し込みの管理などもその方が簡単ですよね。

柴田）やはりそうですよね。
開所して間もない12月に、“クリスマスイベント”と “レゴランドの水族館に出かける日”を作ったことがあるんです。
ウチもちゃんとした外出イベントはそれが初だったので、そもそもできるかどうか含め不安もありつつ「年末に何か思い出をつくれるといいな」と思って企画したのですが、予約がすごくて。
本当なら全員連れていけると良いのですが、定員の関係などもあって申し訳ないなと思いながら。

当時は繰り返し設定がなかったので、保護者の方自身で仮入力から本申込の流れだったのですが、0時から予約受付で、気になってみたら、5分経過したぐらいにはすでにキャンセル待ちもあって、かなり面食らいました。

こんなことが毎月行われたら大変だ、保護者の方も、この日にどうしても行かせたかったのに！と不満が爆発するかもしれない、と感じて、そこから基本的に曜日を固定する方向に変えました。

イ）深夜にも関わらず5分で埋まるなんてすごいですね！かなりの反響がありましたね。

柴田）ありがたいことです。これから2施設目ができれば、どちらか空いている方での受け入れが可能になりますし、曜日固定の子が急遽お休みした際にうまく割り振りできると、もう少し預かれる子が増えていくかな、と思っています。

今後は、「新しい事業所が増えたときにどう管理していくか」というのが、次の課題ですね。

＞＞【前編】異業種からの挑戦にかける子ども達への思いとソーシャルサポート【株式会社ソリッチ様】
＞＞【中編】施設内の設備から活動内容まで、すべてにおいて子ども達を優先した施設をつくる【株式会社ソリッチ様】

さいごに

弊社が提供している「HUG」は放課後等デイサービス運営会社が開発したソフトウェアです。
請求業務はもちろん、個別支援計画やサービス提供記録の作成から管理も簡単に行えます。
実際にHUGをご利用いただいている放課後等デイサービス事業者様の感想をご紹介していますので、請求ソフトや管理システムの導入を検討されている方はご参考くださいませ。

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