活動内容を保護者様に発信しています

インタビュアー（以下：イ）ココトモでは具体的にどのような活動をしているか簡単にいくつかお話頂けますか。

齋藤社長（以下：齋藤）そうですね、調理と工作は多分どこでもやってると思うので…。
運動と…面白いのだと英語活動や地域活動。
大まかにいうと、運動型のところと、日常生活と。あと学習。その3本がうちの柱になります。
それに付随して、細かい活動になっていく。
そういった活動内容を、毎日保護者様に発信しているというのはうちの強みの一つですね。
ほかの施設であまりやっていないことは、保護者様向けの勉強会でしょうか。
ペアレントトレーニングといって、お母さんたちを集めて子どもとの接し方などを学んだりしています。
羽田野先生という、教育委員会の教師指導講師や子育て支援・保護者の自分育て支援をされている方をお招きして、無料で毎月開催しています。
あとは障がい児成長支援協会の協会長をされている山内先生をお招きして、毎月保護者様向けに相談会を開いています。

齋藤）ココトモの理念は「子どもたちと未来を創る」なのですが、それは子どもたちだけが頑張るのではなく、子どもたちと一緒に我々大人たちが力を合わせて、一緒に未来を創っていきましょうという理念です。
ですから、子どもたちだけでなく、保護者様向けの活動も積極的に行っています。

イ）参加人数はどれくらいですか？

齋藤）毎月平均して10名ほどです。12～15名くらいかな。
理解のある保護者様と、そういうのはいいよってなる保護者様といらっしゃるので。

ポイントはデータが統一されるところです

イ）放課後等デイサービス事業というのは、すごく忙しくて残業が多くて…とお聞きしているのですが、業務を回すといった観点で、どのような取り組みがあるかお聞きしたいです。

齋藤）業務は完全にHUG（児童発達支援・放課後等デイサービス向け施設運営システム）に依存しています。
実は1施設運営のときは、正直そんなにいらないんですよね（笑）業務量も大した量ではないので…1施設を管理する時は、Excelで管理した方がわかりやすいくらい。
ですが、これが1施設から2施設、3施設とかになってくると途端に難しくなってくるんですよね。
難しいというか、煩雑になってきます。
当社、ココトモ住崎校（運動療育型の放デイ施設）ができた頃はまだHUGがそこまで動いて無かったので、その期間は結構大変でした。
特に請求の業務が大変だったと思います。

イ）HUG導入の経緯はいかがですか？自社の製品ではありますが（笑）

齋藤）まあ自社のものというのもありますが…導入の経緯は1施設から2施設になる時にやはり現場のレベルでいろいろ書くことがあるのですが、同じ内容のものを、例えば送迎の時に書いたり入退室の時に書いたりとかっていうことが複数で散らばってたりするんです。
それを全部同じ人が、きちんと書いててくれればいいんですけど、例えば送迎する人と、入退室の記録をする人が違うと、それぞれで書くじゃないですか。
同じ児童の情報を複数で記録すると、記入ミスがあったり間違いがとても多かったんですよ。
うちは本社が別にあるので、チェック関係は本社で行うようにしていたのですが、その時何が正しいのかよく分からなくて…。
システムを導入したことで、そういったことが一切無くなりました。

イ）間違いが無くなるとか、時間の書き方が統一されるとかはあると思います。
HUGを使うとなぜ、どんな間違いが無くなるのでしょうか。

齋藤）そうですね、ポイントはデータが統一されるところです。
うちではスマホやタブレットを使っているのですが、担当者がボタンをタップするだけで転記の部分は全て終わっちゃうんですよね。
とすると他の部分で記入しなきゃいけない業務が無くなりますし、児童は受給者証番号で管理されますので、そもそもの間違いが無くなります。
事実はひとつだけなので。

イ）システムの導入により得られた効果は間違いが無くなる。転記が楽になるというところですね。

事務作業での残業はゼロです

イ）では、そのほかにメリットというか、得られた効果はありますか？

齋藤）一番のメリットは、情報の見える化・共有化ですね。
管理する側だと、全体の状況がすぐわかるのは大きいですね。
利用者数がどうなっていて、キャンセル数がどうなっているのかとか、最近利用していないお子さんがどれだけいるのかとか。
全体の数字の把握が取れなかったら、完全に施設任せで分からないところが把握できるんです。

イ）その時その時でいつでもリアルタイムに分かるようになるということですね。

齋藤）そうですね、だから予測も立てられるんです。
こういう予測だから、ひとつ施設を作らないといけないだとか。
また人員配置が適切か・適切でないかとか、送迎組みとか、記録の管理とか。
実地指導で慌てないためにも、管理側ではなくてはならないものです。
現場サイドでは書くことが多いので、書くことが軽減されます。単純に自分の業務が減ることがメリットです。
管理する側では、書くことの軽減とデータを把握することができる。

イ）現場サイドでは書くものが楽になるということで、残業のこととか、効果が表せるものはありますか？

齋藤）うちはHUG導入後、事務作業での残業はゼロです。
実際には翌日の活動準備等で施設によっては残業することがありますので完全にゼロではありませんが...事務作業のために毎日残業しているということはありませんね。

イ）業界的には残業してるところ多いですよね。

齋藤）そうですね、指導員はわかりませんが、管理者は残業されてる方は多いのではないでしょうか。
事務作業することがすごく多く、負担が全部管理者のほうにかかってくるので…。
休みすらとれないとか…帰れないとか…そういった話を聞くこともあります。

療育面でのメリットも大きいですね

イ）保護者様のHUGに対する反応はいかがですか？

齋藤）マイページといって保護者様専用のページがあるのですが、ご好評を頂いています。
特に評判が良いのは活動記録の機能ですね。
ブログの様な機能なのですが、一般公開されない状態で活動の様子を見ることができるので、情報共有にもなりますし、子どもたちの表情や施設の雰囲気も写真を多く載せられるので伝わりやすいですね。
もう1つ、施設利用申し込みをWeb上で行える機能も好評です。

イ）保護者様から見ると、施設のカリキュラムや療育内容が見える事で信頼できるということですね。
その他にHUGを導入してよかったと感じる事はありますか？

齋藤）経営面でのメリットはお話ししましたが、療育面でのメリットも大きいですね。

一人ひとりすべて違うのですが、HUGでは電子カルテのような形で管理できるので、この日はどんな利用者がいてなにが課題なのか、食物アレルギーのある・なし等、施設全体で情報を共有することができるので便利ですね。

齋藤）あと個別支援計画の作成機能もとても助かっています。
半年毎の見直しの管理も大変ですし、計画書が絵に描いた餅になっていまっていて、計画書はあるけれど現場の指導員まで浸透していない事が、とても多くありました。
現在では、サービス提供記録をつける時に個別支援計画が表示されるようになって、計画書に基づいた振り返りができるようになりましたし、療育内容も変わってきましたね。

イ）個別支援計画がHUGを使う事によって生きた物になったということですね。

齋藤）そうですね。そもそも障がいはちょっと訓練すれば治るといったものではないので、本人のできることを増やすために、工夫したり手助けしたりしながら、例えゆっくりでも長期的な視野で支援していくことが必要なんです。
毎日記録をつけていくのですが、膨大な量になるため、それらの情報を活用しようと思ったらIT化しないと難しいですね。
記録した内容がデータベースに蓄積されていきますので、紙のファイルを引っ張り出さなくても、調べたいことは何年も遡って瞬時に検索できます。

イ）一人ひとりに合わせた支援のためにも必要ということですね。
最後になりますが、今後の目指す姿があれば教えてください。

齋藤）ココトモではお子さんの社会的な自立を最終的なゴールとして施設の運営をしています。
子ども達がちゃんと社会に出れるまで支援できる流れを作り上げたいと考えていますので、就労移行支援事業も立ち上げて行きたいと思っています。
昨年、職場適応援助者つまりジョブコーチの資格を取得したのですが、その際に就職できたとしても、そこで勤め続けられるかどうかという事が大きな課題であるということを学びました。
ですので、就職後も職場に定着できるよう企業とお子さんの橋渡しをしていきたいと考えています。
あと、親会社がIT企業という強みがありますので、IT関係の就労に活かせる仕組みも作りたいですね。

イ）素晴らしいですね。
本日は長時間ありがとうございました。

成長療育支援システムは、放課後等デイサービスを運営している事業者様の為に開発したシステムです。
ココトモでは、事務作業による残業時間ゼロを実現！
スタッフ間での情報共有や保護者様向けに子どもたちの表情や施設の雰囲気が写真付きで共有できるなど、療育に役立つ機能も充実しています。
ぜひ、ご検討ください！

▼HUG 成長療育支援システムの詳細はこちら
http://www.hug-srss.com/system/​​

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